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采购的财务流程的控制

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专家回答:


采购管理制度
1.目的:
为规范公司物资采购流程,降低采购成本,提高采购工作效率。
2.适用范围:
适用于本公司采购管理。
3.职责
3.1公司采购职能由物流部门具体承办,工程设计部门、生产部门根据生产计划及时安排采购计划(书面形式),财务部门负责过程控制与监督。产品销售运输也由物流部门负责;
3.2物流部负责生产物资、固定资产(机器设备及其他生产设备)的采购以及物资采购运输;
3.3财务部门负责办公用品及固定资产(房屋建筑物、非生产用电子设备、运输设备)的采购;
4. 采购流程图:

采购计划 采购申请 部门经理(总经理) 审批 物流部门(库存核实)询价采购订单、

合同(部门经理审批、财务部门审核) 货到 验收入库(收料单或入库单)

发票单据齐全 物流部门经理 审核 财务经理 审核 部门经理(总经理) 审批

出纳 支付 供应商(报销人)

5. 内容
5.1 采购分类
5.1.1 生产物资采购:
包括:生产用原材料、辅料、外协(购)件、五金备件、劳护用品、低值易耗品等
5.1.2 办公用品采购
包括:办公耗材、电脑及配件、其它零星物资、培训资料、书刊等.
5.1.3 固定资产采购
   包括:机器设备、房屋、大额资产

5.1.4 物流采购:
包括:物资采购的运入,产品销售的运出
5.2 职能归口
物流部与财务部门对于具体的专业采购可委托具体的职能部门和专业人员负责。具体经办的职能部门与经办人员需将采购情况汇报至归口的物流部门,共同办理验收入库与请款手续。
5.3 采购程序:
5.3.1 一般每月25日,各部门将下月计划所需的物资采购申请(模具材料采购随模具生产计划及时制订)汇总审批后报归口的采购职能部门。采购申请必须由采购申请人、部门经理签字确认,金额较大的必须报总经理审批。
5.3.2 采购申请一式二联(一联存根、一联财务联)。申请人申请采购时将财务联交归口的采购职能部门(物流部)。采购请款时将财务联附于原始发票后。
5.3.3 对用于模具制造的专用材料,申请部门申请采购时,需附有模具名称、模具编号、材料规格、要求、数量等详细说明。物流部门按采购申请单上所列项目询价(供应厂商及供应价格,不少于三家)、定价、签订合同、下单采购。
5.3.4 采购物资送到后,质量部及采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等。验收合格后办理相应的验收入库手续。
5.4 请款程序:
5.4.1 物资验收确认完毕,由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后,经归口的采购职能部门经理签字确认,报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕,财务根据合同或约定付款。
5.5 每月月末25日为公司关账日。各采购职能部门需将当月的发生的采购进行汇总报至财务部,总经办需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表,并按领用部门进行汇总后报至财务部。物流部、市场部根据实际发生汇总当月的运输费用,以报表方式报至财务部。
5.6 对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限(月结30天、60天或90天),付款方式尽量采用转账方式支付(1000元以上)。
6. 本制度解释权归财务部。此规定至签发之日起开始执行。

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